Admissão de funcionário: Passo a passo completo para contratar com segurança em 2026
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- 07 fevereiro 2026
Contratar um funcionário em 2026 exige enviar o evento S-2200 no eSocial um dia antes dele começar a trabalhar, juntar todos os documentos necessários e respeitar prazos que não perdoam.
Quem descumpre pode levar uma multa de R$ 3.000,00 (valor base) por cada empregado não registrado corretamente.
O que você vai saber lendo esse artigo?
O prazo é sagrado: Você precisa registrar o funcionário no eSocial até o dia anterior ao primeiro dia de trabalho dele — nada de deixar para a manhã do mesmo dia
Tudo é digital agora: Desde janeiro de 2026, a fiscalização do Ministério do Trabalho acontece 100% online, via DET e eSocial
CPF virou a chave de tudo: Conforme a legislação trabalhista vigente e as diretrizes do Governo Federal, o CPF agora é o principal identificador do trabalhador — aquela história de apresentar carteira de trabalho física ficou no passado
Este guia faz parte do nosso manual completo sobre [Departamento pessoal BH]
Quais documentos você vai precisar
Reunir os documentos é o primeiro passo — e também onde muita gente trava. Se faltar alguma informação importante, o sistema do eSocial simplesmente não aceita o registro.
Documentos básicos do colaborador
Peça ao candidato:
RG e CPF (pode ser cópia simples, mas você precisa ver o original)
Comprovante de residência recente (de até 90 dias)
Certidão de nascimento ou casamento
Título de eleitor e certificado de reservista (se for o caso)
Uma foto 3×4
Documentos trabalhistas
Aqui entram os dados profissionais:
Carteira de Trabalho Digital (CTPS) — o acesso é feito pelo app Carteira de Trabalho Digital ou portal gov.br; não é mais necessário apresentar carteira física
Número do PIS/PASEP ou NIT — sem esse número, o eSocial não processa nada
Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (para quem tem direito ao salário-família)
Documentos de dependentes com deficiência, se houver
Outros documentos importantes
CNH, se a função exigir que a pessoa dirija
Comprovante de escolaridade (diploma, histórico ou declaração da escola)
Dados bancários completos — banco, agência, número da conta e dígito
Declaração de dependentes para Imposto de Renda
Cuidado com este erro
Muita empresa ainda pede “a carteira de trabalho para assinar”.
Isso não existe mais.
Desde 2019, a carteira é digital e o registro acontece só no eSocial. Se você ainda está pedindo isso, está desatualizado e pode até passar uma impressão ruim para o candidato.
Exame admissional: Não dá para pular esta etapa
Antes de qualquer coisa, o funcionário precisa fazer o exame admissional e você precisa ter em mãos o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional).
Fique de Olho na Validade
O exame tem prazo de validade que muda conforme o risco da atividade da sua empresa:
Empresas com risco baixo (grau 1 e 2): o exame vale por 135 dias
Empresas com risco maior (grau 3 e 4): o exame vale por 90 dias
Se você demorar demais para contratar e o prazo vencer, vai precisar fazer o exame de novo. Então, se o processo seletivo é longo, planeje isso com antecedência.
O Famoso S-2200: Como e quando enviar
O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão do Trabalhador) substituiu todas as anotações manuais em livros e fichas de registro de empregados
A regra mais importante: Um dia antes
Aqui está o ponto crítico: você precisa enviar o S-2200 até um dia antes do funcionário começar a trabalhar. Se ele vai começar na segunda-feira, você tem até o domingo para enviar — mesmo sendo fim de semana. Não tem desculpa, não tem jeitinho, não tem “mas…”.
O Que Precisa Estar no S-2200
O sistema pede bastante coisa:
Dados pessoais: CPF, nome completo, nome dos pais, data de nascimento, endereço
Informações do contrato: quando ele começa, qual o cargo, o código CBO da função, tipo de contrato (temporário, efetivo, intermitente)
Quanto vai ganhar: salário, adicionais, comissões, gratificações
Jornada de trabalho: quantas horas por semana, qual a escala, horário de entrada e saída
Dependentes: CPF de todos os dependentes
Onde vai trabalhar: endereço completo do local de trabalho
Um alerta direto da Opulix
“O erro mais frequente que vejo aqui em Belo Horizonte é gente achando que pode enviar ‘no mesmo dia pela manhã’. Não pode. A Receita Estadual de Minas Gerais (SEF/MG) e o Ministério do Trabalho cruzam dados em tempo real. Se aparecer uma fiscalização e o funcionário já estiver trabalhando sem registro prévio, a multa cai na hora — não adianta falar que ‘estava processando’ ou que ‘o sistema travou’. A lei não aceita registro ao mesmo tempo, só antes.”
Particularidades de BH e Minas Gerais
Se sua empresa fica em Belo Horizonte ou opera em Minas Gerais, tem algumas coisas extras para ficar de olho.
Estar regular na JUCEMG
A Junta Comercial do Estado de Minas Gerais (JUCEMG) é responsável pelo registro e arquivamento de atos societários das empresas mineiras.
Ela não registra funcionário, mas se a sua empresa tiver alguma pendência lá, pode travar o envio dos eventos no eSocial.
Alvará da prefeitura de BH
Empresas em Belo Horizonte precisam do Alvará de Localização e Funcionamento emitido pela Prefeitura de BH (PBH)emitido pela Prefeitura de BH (PBH). O sistema da Secretaria Municipal de Fazenda de BH pode cruzar o número de funcionários que você declarou no eSocial com a capacidade que o seu alvará permite.
Como a SEF/MG Fiscaliza
A Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais (SEF/MG) fica de olho no seu faturamento e compara com a quantidade de funcionários que você tem registrados. Se o volume de vendas for alto demais para o tamanho da equipe, ou vice-versa, pode rolar uma auditoria para investigar se não tem informalidade ou receita escondida.
Exemplo prático: Startup em contagem
Vamos imaginar uma situação real: você tem uma empresa de software em Contagem/MG e vai contratar uma desenvolvedora júnior para começar dia 09/02/2026 (segunda-feira).
Como fazer do jeito certo
Até 03/02 (terça): Reúna todos os documentos dela e agende o exame admissional
04/02 (quarta): Ela faz o exame e você recebe o ASO
05/02 (quinta): Coloque todos os dados no seu sistema de folha e prepare o S-2200
06/02 (sexta): Revise tudo com calma para não ter erro
08/02 (domingo — último dia possível): Envie o S-2200 no eSocial e confirme que foi aceito
09/02 (segunda): Ela chega para trabalhar com o registro já ativo
O que não fazer
Não deixe para enviar na própria segunda-feira de manhã achando que “ela ainda não começou a trabalhar de verdade”. Esse é o erro fatal. Se aparecer uma fiscalização às 11h da manhã e ela já estiver trabalhando, a multa de R$ 3.000,00 cai mesmo que o registro tenha só 3 horas de atraso.
A lei é clara: o registro tem que ser anterior, não pode ser junto.
Tipos diferentes de contratação
Trabalho Intermitente
Segue a mesma regra do D-1 (um dia antes), mas você precisa marcar no S-2200 que o contrato é “intermitente”. Depois, cada vez que chamar a pessoa para trabalhar, precisa enviar um novo evento de convocação
Jovem aprendiz
Aprendiz é registrado como empregado CLT normal, só que com uma marcação especial no campo “categoria” do S-2200. O contrato tem regras próprias: idade entre 14 e 24 anos (sem limite para PcD), jornada reduzida e vínculo com escola ou entidade de formação.
Estagiário
Estagiário não é empregado. Ele entra no evento S-2300 (Trabalhador Sem Vínculo), com prazo até o dia 15 do mês seguinte. E o contrato de estágio precisa estar ligado a uma instituição de ensino, seguindo a Lei do Estágio.
“Contador generalista dificilmente domina a legislação estadual a fundo. Aqui na Opulix, temos gente dedicada só para acompanhar as portarias da SEF/MG e caçar oportunidades antes mesmo do empresário perguntar.”
O que acontece se você não cumprir
Multas que podem cair
Não registrou no prazo: R$ 3.000,00 (valor base) por funcionário — e dobra se você fizer de novo
Microempresa e EPP: multa menor de R$ 800,00 por funcionário
Faltou o exame admissional: multas entre R$ 400,00 e R$ 4.000,00 por trabalhador
Erro ou omissão no eSocial: multas da Receita Federal entre R$ 1.800,00 e R$ 180.000,00, dependendo da gravidade
Problemas na Justiça do Trabalho
Se o funcionário começar a trabalhar sem registro, ele pode entrar na Justiça pedindo:
Reconhecimento do vínculo desde o dia que ele realmente começou
FGTS com juros, correção e multa de 40%
Indenização por dano moral
Reflexos em férias, 13º e outras verbas
Encrenca fiscal em minas
A SEF/MG pode te autuar se perceber que o faturamento não bate com o tamanho da equipe, o que pode gerar:
Inclusão no CADIN/MG (cadastro de inadimplentes do Estado)
Dificuldade para tirar Certidão Negativa de Débitos estadual
Perda de benefícios fiscais e incentivos de Minas Gerais
Auditoria completa para investigar se tem receita não declarada
Presunção de que você está operando com gente informal
Um erro que parece certo: registrar muito antes
em empresário que pensa: “vou registrar com uma semana de antecedência para garantir”. Parece prudente, mas pode dar problema: se o candidato desistir, reprovar no exame ou surgir algum imprevisto, você vai precisar enviar um desligamento (S-2299) de alguém que nunca trabalhou um dia sequer.
Isso causa:
Bagunça no banco de dados do eSocial
Alertas automáticos na Receita e no Ministério do Trabalho
Suspeita de “contratação fantasma” em fiscalizações futuras
Retrabalho desnecessário
A melhor estratégia é registrar D-1 — um dia antes, nem mais, nem menos.
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Perguntas Frequentes sobre admissão (FAQ)
Não pode. A legislação trabalhista e o eSocial exigem que você registre até o dia anterior. Se registrar no mesmo dia, já está em atraso e sujeito à multa de R$ 3.000,00. Se o funcionário começa na segunda, você tem que enviar o S-2200 no domingo, sem exceção.
Adia o início das atividades. Nunca deixe a pessoa começar sem o ASO em mãos, porque isso é infração grave e você assume toda a responsabilidade se acontecer um acidente.
Não. Estagiário vai no evento S-2300 (Trabalhador Sem Vínculo), com prazo até dia 15 do mês seguinte, e não tem vínculo empregatício. O contrato precisa estar registrado na instituição de ensino.
Não precisa. O eSocial centraliza tudo. A PBH e a SEF/MG acessam os dados direto da base federal. Não tem declaração municipal ou estadual à parte — tudo é pelo eSocial.
